Changer d'entreprise de nettoyage : ce qu'il faut savoir sur la reprise du personnel

Vous êtes syndic, gestionnaire d'immeubles ou responsable des services généraux, et vous envisagez de changer d'entreprise de nettoyage. Dans la propreté, ce changement a une particularité : la convention collective oblige le nouveau prestataire à reprendre, sous conditions, les agents affectés à votre site. Voici les règles, le calendrier à prévoir et les pièges à éviter.

Le principe : l'emploi suit le site

La convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés (IDCC 3043) organise, dans son article 7, une garantie d'emploi des salariés en cas de changement de prestataire. Dans la profession, on parle encore souvent d'« annexe 7 ».

Ces règles s'appliquent lorsque deux entreprises de propreté se succèdent pour des travaux effectués dans les mêmes locaux, à la suite de la fin d'un contrat commercial ou d'un marché public. Elles valent aussi en cas de sous-traitance. Le nouveau marché doit avoir le même objet et porter sur l'entretien des mêmes locaux.

Dans ce cas, l'entreprise entrante doit reprendre tous les salariés affectés au marché qui remplissent les conditions prévues. Ce n'est pas une option laissée à son choix.

Quels agents sont concernés ?

Selon la fiche du ministère du Travail consacrée à cette convention, le salarié doit réunir les conditions suivantes :

• Son emploi : appartenir à l'un des quatre premiers niveaux de la filière exploitation (agent de service, agent qualifié de service, agent très qualifié de service, chef d'équipe) et passer sur le site au moins 30 % de son temps de travail total pour l'entreprise sortante ; ou appartenir aux deux premiers échelons d'agent de maîtrise (MP1, MP2) et être affecté exclusivement à ce site.
• Son contrat : être en CDI, ou en CDD conclu pour remplacer un salarié absent qui remplit lui-même les conditions.
• Son ancienneté sur le site : y être affecté depuis au moins six mois à la date d'expiration du contrat commercial ou du marché.
• Sa présence : ne pas être absent depuis quatre mois ou plus à cette date. Les salariées en congé de maternité sont reprises quelle que soit la durée de leur absence.
• Sa situation : être en situation régulière au regard des règles sur le travail des étrangers, ne pas avoir été déclaré définitivement inapte au poste, ne pas être en préavis.

Les salariés qui ne remplissent pas ces conditions restent salariés de l'entreprise sortante.

Ce que le salarié conserve

L'entreprise entrante établit un avenant au contrat de travail qui mentionne le changement d'employeur et reprend les clauses du contrat. Le salarié conserve sa rémunération mensuelle brute correspondant aux heures habituellement effectuées sur le site, ainsi que les éléments de salaire versés à périodicité fixe. Il bénéficie ensuite du statut collectif de son nouvel employeur, dès le premier jour.

Pour les congés payés, l'entreprise sortante indemnise les congés acquis ; l'entreprise entrante accorde aux salariés qui le demandent la période d'absence correspondante.

Deux nuances. D'abord, l'entreprise sortante peut garder tout ou partie des agents, avec leur accord, à condition de prévenir l'entrante lors de la transmission de la liste. Ensuite, hors transfert légal prévu par l'article L. 1224-1 du Code du travail, la Cour de cassation juge que le changement d'employeur organisé par une convention collective suppose l'accord exprès du salarié.

Le transfert d'un représentant du personnel est soumis à l'autorisation préalable de l'inspecteur du travail, ce qui peut demander du temps.

Le calendrier de la reprise

Le client n'intervient pas dans le transfert des salariés, si ce n'est pour transmettre les coordonnées des deux entreprises. Les étapes se déroulent ensuite entre elles :

1. L'entreprise entrante se fait connaître de l'entreprise sortante dès qu'elle obtient ses coordonnées.
2. L'entreprise sortante transmet la liste du personnel affecté au site, en distinguant les salariés transférables, avec notamment les six derniers bulletins de paie, le contrat de travail et ses avenants, le dernier avis du suivi médical et, le cas échéant, l'autorisation de travail ou l'autorisation de transfert d'un salarié protégé. Les renseignements demandés sont à adresser dans les huit jours ouvrables qui suivent la prise de contact.
3. L'entreprise sortante informe par écrit chaque salarié concerné qu'il doit se présenter sur le site le jour du changement de prestataire.
4. L'entreprise entrante remet l'avenant au salarié au plus tard le jour du début effectif des travaux, ou dans les huit jours ouvrables qui suivent si les délais n'ont pas pu être respectés.

Plus vous désignez tôt le nouveau prestataire, plus ces étapes se déroulent sereinement.

Ce que le client doit prévoir

Le préavis. Relisez votre contrat actuel : durée, date d'échéance, tacite reconduction, délai et forme de la résiliation. Un préavis de trois mois est courant. Pour un syndic de copropriété, il faut aussi tenir compte du calendrier de l'assemblée générale si la décision lui revient.

Une consultation lancée assez tôt. Comptez le temps de la visite des locaux, des devis, de la décision, puis celui de la reprise elle-même. Pour un changement au 1er janvier, une consultation à l'automne est souvent déjà juste.

Des offres comparables. Les candidats doivent chiffrer leur offre en tenant compte des agents à reprendre : heures, qualifications, ancienneté. Demandez à votre prestataire actuel ces informations sous une forme anonyme pour les joindre au dossier de consultation. Une offre construite sur beaucoup moins d'heures que celles des contrats repris doit vous interroger. C'est particulièrement vrai pour les collectivités, où le marché public suit son propre calendrier.

Une date de démarrage claire. C'est à la date d'expiration du contrat que s'apprécient les conditions (six mois d'affectation, absences). Fixez-la par écrit et communiquez-la aux deux entreprises.

La transmission des coordonnées. Mettez rapidement les deux entreprises en relation. Vous n'avez pas à collecter vous-même les dossiers du personnel : c'est l'entreprise sortante qui les transmet à l'entrante.

Les pièges à éviter

• Résilier trop tard. Un préavis mal calculé repousse le changement de plusieurs mois, ou laisse trop peu de temps pour organiser la reprise.
• Modifier le périmètre sans le savoir. Si vous déménagez, il n'y a pas de succession dans les mêmes locaux : les agents des anciens locaux bénéficient seulement d'une priorité d'emploi auprès de l'entreprise entrante, dans les conditions qu'elle propose. Si vous reprenez le nettoyage en interne, ou le confiez à une entreprise qui ne relève pas de la propreté, l'article 7 ne s'applique pas ; la question relève alors du Code du travail, au cas par cas.
• Oublier les absences longues et les mandats. Un agent absent depuis quatre mois ou plus reste chez le sortant ; un représentant du personnel a besoin d'une autorisation de l'inspection du travail. L'effectif réellement repris peut donc différer de l'équipe que vous voyez.
• Négliger le premier mois. Les agents restent, mais l'encadrement, les produits et parfois les méthodes changent. Prévoyez des points rapprochés au démarrage et un cahier des charges à jour.

Bien préparer le changement

• Relire le contrat en cours et noter la date limite de résiliation.
• Mettre à jour le cahier des charges : zones, tâches, fréquences, horaires.
• Demander au prestataire actuel les informations anonymes sur l'effectif du site.
• Consulter plusieurs entreprises, visite des locaux comprise.
• Notifier la résiliation dans les formes prévues, puis mettre les deux entreprises en relation.
• Prévoir un point à un mois avec le nouveau prestataire.

Ces étapes rejoignent celles que nous décrivons dans notre article sur le renouvellement du contrat de nettoyage.

Comment nous abordons une reprise

Atlantis applique la convention collective de la propreté, y compris ses règles de reprise du personnel. Quand nous reprenons un site, nous établissons avec vous un cahier des charges écrit, zone par zone. Le chef de secteur du site y fait un passage de contrôle chaque mois, un agent absent est remplacé sous 24 heures et nous répondons à toute réclamation sous 48 heures. Le devis est gratuit, établi après visite.

Cet article présente le cadre général ; pour votre situation, rapprochez-vous de votre conseil.

Sources

• Ministère du Travail, Code du travail numérique : Transfert du contrat de travail : quelles modalités ? Peut-on refuser ? (IDCC 3043), mise à jour du 23 février 2024.
• DEETS de Mayotte (services du ministère du Travail) : Convention collective nationale de la propreté : transfert de marché et transfert de personnel, octobre 2023.
• Légifrance : Convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés du 26 juillet 2011, article 7.
• Cour de cassation, chambre sociale, 3 mars 2010, n° 08-41.600 (accord exprès du salarié en cas de transfert conventionnel).
• Cour de cassation, chambre sociale, 9 mars 2022, n° 20-18.563 (marché portant sur les mêmes locaux).